Riječ kontroling šira javnost uglavnom doživljava kao kontrolu, odnosno smatra da je riječ o kontroli unutar nekog sustava. No, značenje kontrolinga te njegova uloga u poslovanju značajno su kompleksniji. U odjelu kontrolinga prikupljaju se i analiziraju informacije o poslovnim procesima unutar određenog sustava i izvan njega. Upravi koja upravlja sustavom daju se izvještaji i preporuke, koji pružaju kvalitetnu podlogu za donošenje odluka. Kvalitetnim odlukama može se ostvariti unapređenje poslovanja, smanjenje troškova te povećati učinkovitost radnih procesa i prihod.

Kontroling se slikovito može usporediti s autorelijem. Naime, i jednom i drugom je za dobro upravljanje i konačan rezultat važan suvozač. Suvozač u autoreliju analizira i upozorava vozača na težinu zavoja i druge zamke koje se nalaze na putu te omogućuje vozaču da pravovremenim odlukama najkvalitetnije vozi utrku. Upravu koja vodi sustav ili poduzeće može se usporediti s vozačem, a kontrolora sa suvozačem. Kontroling određenog sustava prikupljanjem i analizom informacija o poslovanju može upravu upozoriti na težinu poslovanja i zamke koje se nalaze na poslovnom putu te predložiti promjene, kako bi se poslovna utrka mogla voziti na najbolji način. Zdravstvo je jedan od najsloženijih poslovnih sustava, a kontroling u zdravstvu veoma je izazovan. Odluke manadžmenta u zdravstvu su izrazito kompleksne jer objedinjuju nekoliko aspekata: medicinski, tehnološki, financijski, omogućujući pritom najbolju kvalitetu zdravstvene usluge i sigurnost pacijenata.

 

Pacijentu je potrebno jamčiti najveću moguću razinu usluge bez „uštede“ na njegovom zdravlju. Poznavanjem sustava poslovanja putem podloga (izvještaja), manadžment može uspostaviti optimalne omjere, ključne pokazatelje (KPI), planove pojedinih odjela i njihovih zahvata, kako bi iz poslovanja mogao izvući najbolje, a da pritom usluga pacijentu ostane na najvišoj razini.

 

Kardiovaskularna klinika Magdalena već je dugo poznata kao sinonim kvalitete u medicinskom području. Kvalitetu usluge i sigurnost bolesnika jamče tri nezavisna certifikata: ISO 9001, ISO EN 15224 i Dijamantni certifikat Accreditation Canada (ugledne međunarodne certifikacijske kuće koja više od 55 godina certificira zdravstvene ustanove). Klinika Magdalena, između ostalog, velik naglasak u poslovanju stavlja na praćenje novih tehnologija. Osim u medicinskom segmentu, klinika slijedi trendove i u ostalim segmentima poslovanja te je među prvim zdravstvenim sustavima u Hrvatskoj uvela kontroling. Ključni parametri kontrolinga u Magdaleni su unos podataka u sustav (sudjeluju sva medicinska radilišta i odjeli), brza i kvalitetna obrada podataka, vizualno izvještavanje te pravilno razumijevanje i ispravno korištenje izvještavanja.

 

U 2018. godini odrađeno je više od 600 kardiovaskularnih operacija, više od 5000 invazivnih zahvata, više od 17.000 polikliničkih pretraga u Klinici Magdalena u Krapinskim Toplicama te više od 11.000 pretraga u Poliklinici Magdalena u Zagrebu. U sustavu je zaposleno više od 200 djelatnika, a sustav obuhvaća više od deset radilišta. Ti podaci govore o velikom opsegu zahvata/pregleda.

Stoga se velika važnost pridaje prikupljanju i obradi podataka o djelatnosti svih odjela. Kako bi se prikazala kompleksnost sustava, bitno je osvijestiti da se kod svakog ishoda radi o dobrobiti i zdravlju ljudskog života. Da bi se pacijentu omogućilo najbolje, u organizaciju i provođenje liječenja uključeno je nekoliko odjela. Pacijent kreće od ureda za pacijente, zatim se upućuje na zahvate preglede na odjelima kardiologije i/ili kardiovaskularne kirurgije, a u pozadini se dotiče svakog odjela administracije: nabave ureda za fakturiranje, financija i računovodstva, kontrolinga.

 

Međuodnos odjela unutar Klinike Magdalena

 

Pri izvještavanju i obradi podataka koriste se napredne „bussines inteligence“ funkcije i međunarodni standardi poslovne komunikacije (IBCS). Njima su standardizirani načini notacije u poslovnoj komunikaciji te omogućeno bolje i brže razumijevanje internih i vanjskih izvješća. IBCS standardi vode se najbitnijim pravilima: izrecite – isporučite poruku, unificirajte, sažmite, provjerite, izrazite – izaberite ispravnu vizualizaciju, pojednostavnite, strukturirajte. Na primjeru analitike prijema pacijenata prikazan je prelazak s tabličnog (prijašnjeg) načina izvještavanja na (novi) načinuz korištenje standarda. Novi pregled poslovanja (na slici zdesna) vizualno olakšava razumijevanje podataka i naglašava usporedbu s prošlom godinom. Jasnije je iz kojeg se PU ureda prima najviše pacijenata jer su podaci poredani od najvećeg prema najmanjem. Usporedba s prošlom godinom prikazana je u apsolutnim i relativnim iznosima, a razlike naglašene crvenom i zelenom bojom jasno ukazuju na zaključak je li odstupanje dobro ili nije.


Od početka rada uspostavljeno je mnogo izvještaja kojima se prati poslovanje klinike. Prilikom obrade podataka postoji
mnogo dimenzija koje je moguće pratiti jedino kroz pravovaljane izvještaje koji jamče kontrolu poslovanja i omogućuju postavljanje poslovne dijagnostike. Takvim su izvještajima zajamčeni vidljivost poslovanja, jasan pregled poslovne i medicinske situacije u kojoj se nalazi klinika. Na temelju izvještaja tada je moguće ustanoviti i potvrditi ide li se u pravom smjeru ili su potrebne nove odluke.